Sosiaalisen median raamit kuntoon
Siinä vaiheessa tietää, että sosiaalinen media on tullut jäädäkseen, kun McKinseykin kirjoittaa artikkelin Web2.0-työkalujen käytöstä yrityksissä. Sosiaalisen median hyödyntyminen yrityksissä onkin sellainen asia, johon hyvin harva yritys ei voi olla ottamatta kantaa lähitulevaisuudessa. “Miksei meidän intra ole enemmän kuin Facebook?”, on yhä yleisempi kysymys monilla työpaikoilla. McKinseyn artikkeli on hyvää luettavaa, ja ohessa on artikkelin oleellisin lista kommentteineen:
Kuusi kriittisintä tekijää sosiaalisen median implementoinnissa yrityksissä
1. Muutos työntekijöistä lähtevään luomisen kulttuuriin tarvitsee johdon tukea
Sosiaalisen median projektit alkavat usein ruohonjuuritason kokeiluina, mutta lähteäkseen todella lentoon tarvitsevat myös ylimmän johdon tuen. Toimitusjohtajan blogi ei useinkaan ole sitä kiinnostavinta luettavaa, mutta toimii tärkeänä esimerkkinä muille työntekijöille.
2. Parhaat käyttötavat löytyvät käyttäjiltä
Toisaalta, kun johdon tuki on saatu, johdon on hyvä olla pois määräämästä liikaa, miten työkaluja tulisi käyttää. Siinä missä vaikka ohjaamaton CRM-järjestelmän käyttöönotto johtaa vain kaaokseen ja huonoon tietoon, sosiaalisen median työkaluissa usein tehokkaimmat käyttötavat ovat aivan jotain muuta mitä johto odottaa. Kun joku käyttötapa alkaa levitä ja toimia, on silloin aika laajentaa kyseistä toimintoa.
3. Jos työkalut ovat oleellinen osa työnkulkua, niitä tulee käytettyä
Helposti sosiaalisen median työkaluista tulee vain yksi epämiellyttävä kohta lisää to-do-listaan, koska niiden käyttöä ei ole mitenkään sidottu päivittäiseen työntekoon. Useasti esimerkiksi blogit lanseerataan kovalla rytinällä ja alkuinnostus on kova, mutta koska niitä ei ole tarpeeksi oleellisesti sidottu työntekoon (ja niistä saatavia hyötyjä konkretisoitu) alkaa käyttö hiipua ajan myötä.
4. Vetoa osallistujien egoon ja tarpeisiin -älä ainoastaan heidän lompakkoonsa
Koska ihmiset ovat luonnostaan ahneita, niin esimerkiksi kirjoitusten määrään perustuvat kannustimet eivät yleensä ole niitä toimivimpia. Ihmiset helposti kirjoittavat bonuksiin vaadittavan määrän tekstiä Wikiin, mutta sisältö on tällöin useasti luokatonta. Tämän takia työntekijän tuottaman sisällön arvoon perustuvat kannustimet toimivat paljon paremmin. Kannustimista on myös hyvä tehdä näkyviä, jotta ne mahdollisimman paljon hivelisivät osallistujien egoa (esim. hyvistä postauksista viikkopalaverissa luovutettu palkinto).
5. Oikea ratkaisu tulee oikeilta osallistujilta
Oikeiden osallistujen valinta on ensiarvoisen tärkeää siinä miten uudet yhteisölliset työkalut lähtevät lentoon. Yleensä paras kombinaatio tulee sopivan heterogeenisestä ryhmästä, jossa on niin mielipidevaikuttajia yrityksen työntekijäportaasta kuin ylempää johtoa.
6. Tasapainottele vapauden ja kontrollin välillä
Vaikka yhteisölliset työkalut ovat luonteeltaan vapaampia kuin perinteiset, ei se tarkoita, että yrityksen pitäisi hypätä hällä-väliä. Yhteisöillä ja uusilla työkaluilla tulee olla selkeät pelisäännöt, jotka eivät kahlitse käyttäjiä liikaa, mutta kannustavat heitä kuitenkin järkevään osallistumiseen.
Eli summattuna: sosiaalisen median hyödyntäminen työpaikoilla eroaa hyvin paljon perinteisten tietojärjestelmien käyttöönotosta. Toiminnalle tulee antaa tietyt raamit, mutta kannustaa ihmisiä myös kokeilemaan.
Kommentit
Yksi vastaus artikkeliin “Sosiaalisen median raamit kuntoon”
Jätä vastaus
Ehdottoman hyvä lista ja kohdat ovat kyllä osuvia.
Loppupäätelmäsi on erittäin hyvä ja osuva, mutta on pakko olla asiasta eri mieltä - ihan vain periaatteesta - koska tietojärjestelmien käyttöönottomalleista kirjoitettu tutkimus on jo pitkään nähnyt erilaisten tietojärjestelmien tarvitsevan myös erilaisia käyttöönottotapoja. Erityisesti sisällönhallintajärjestelmät ja erilaiset yhteistyöjärjestelmät ovat järjestelmiä joiden käyttöönotto lähtee pilotoinnista ja etenee “pohjalta ylöspäin”. Tästä on itse tullut gradukin kirjoitettua, joten asiaan on tullut jonkin verran perehdyttyä. Toki on totta, että it-alalla uskotaan edelleen paljon vesiputousmalleihin ja siihen että kaikki tietojärjestelmät pitää ottaa käyttöön “kovaa ja korkealta” tyylillä. Mutta on tämä muuttumassakin - ja sosiaalisen median hankkeet ovat vain yksi sektori joka muuttaa tätä ajatusmallia. Kokonaisuutena voisi sanoa, että on kyse siitä että tietojärjestelmien käyttöönottoon kiinnitetään paljon enemmän huomiota. Erityisesti tiedonhallintaan liittyvissä projekteissa kun suunnittelu ja toteutus saattaa olla muutamia kuukausia ja käyttöönotto vuosia. Tällöin se käyttöönotto todella nousee arvoonsa - tai sen pitäisi.
Sosiaalisen median konsulttina tuolla organisaatioiden sisäisissä hankkeissa touhuavana henkilönä kyllä näen paljon tilanteita joissa nämä Web 2.0 intoilijat aiheuttavat myös paljon ongelmia (disclaimer: olen itsekin sellainen ja aiheutan varmasti itsekin omalle it-osastollemme harmia välillä). Mielestäni wikit ja blogit ym. sosiaalisen bookmarkkauksen toiminnot eivät loppujen lopuksi ole niin erillisiä juttuja että niitä kannattaisi kasvatella kovin pitkään ihan omissa ulottuvuuksissaan. Toki esimerkit pitää näyttää ja porukkaa pitää saada mukaan, mutta pelkkä Maverick-tyyppinen omien hankkeiden virittely ei kanna loputtomiin ja ei välttämättä ole koko organisaation kannalta hyödyllistä. Etenkin isojen organisaatioiden on ihan oikeasti _hallittava_ niitä tietoja eikä esimerkiksi wiki ole ratkaisu kaikkiin tilanteisiin.
Täten tosiaan olisi tarpeellista että organisaatioissa ryhdyttäisiin suhtautumaan sosiaalisen median hankkeisiin ihan oikeina tiedonhallinnan kehitysprojekteina. Tiedonhallinnasta on kuitenkin pohdimmiltaan hommassa kyse. Täten tuo kohta kuusi (6) on erittäin osuva. Tasapaino kontrollin ja vapauden välillä pitää löytää.